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　　——策划之家 教你如何现场管理大型活动。每当举行大型活动的时候，您是否感觉到执行的时候束手束脚呢？是否感觉到执行的时候配合不到位呢？部门分工不够明确，没有有效的科学管理，也没有有效的调动各部门人员。在这里，策划之家 教大家如何科学管理大型活动，希望对大家有所帮助。

　　7.地点：酒店、会所、画廊、酒吧、咖啡馆，户外则需备室内B方案，连廊、灰空间或搭建大棚。

　　9.形式：发布会、论坛、沙龙、酒会、宴会、茶会、时尚秀、舞会、文艺演出、体育比赛、画展、见面会等。10.创意亮点：如服饰密码、入场密码等。

　　14.论坛路演宣讲会类：确认宣讲品牌、产品及宣讲人，经济学家或品牌代表，发出邀请，确认档期、价格、支付方式。

　　15.确认宣讲用视频文件、演示文件、音频文件、道具等，及上场时间、时长、出现方式等。

　　16.酒会宴会茶会类：确认场地，地理位置、容纳体量、视音频条件、场内外布置等是否符合需求。

　　21.户外活动类：确认场地及整体路线是否符合要求。沿途所有布置的确认，比如跑步活动，确保全程通畅，沿途的供给站、起终点布置等。

　　24.宜提前2-4周邀约客户，通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等最大广度深度邀约。

　　29.编制和打印来宾名单，分为带电话和不带电话两个版本，主要工作人员持有带电线.活动当天向来宾发送短信，提醒时间、地点、流程、天气、着装要求、安全事项等。

　　34.舞台背景：确认LED屏幕或喷绘背景板，确认舞美设计稿，活动前1天完成制作和安装。

　　35.音响：确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒（手持、鹅颈、头戴各需几个）、话筒架、电脑等设备。活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。

　　36.灯光：确认LED大屏、灯控台、灯光架、各种半岛电子灯的数量、电源及电线.其他设备：摇臂摄像机，无人机摄像机，干冰机，泡泡机，纸炮等。

　　39.音乐：确认暖场、开场、上场音乐，所有伴奏音乐排序。事先录入电脑。40.确认宣讲材料。事先录入电脑。

　　42.化妆间要求：照明充足。考虑到化妆师长时间弯腰操作，尽量安排合适高度椅子和化妆师用高脚椅。如有水槽更佳。

　　46.外部布置：签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装。活动前1天完成。

　　50.工作人员休息处、饮用水、盒饭等。六、内容、软件方面51.宣讲材料的撰写、制作、审核。

　　60.服化造：事先准备好所有服装。事先安排好化妆造型团队。活动前4小时到位，活动前半小时造型完毕。

　　63.总控：不要满场乱跑，要定位在所有人能找到你的地方。在正式开始前，甲方的总控站位在迎宾位置。开始后，总控的位置在控台，确保按台本进行。

　　64.舞台监督：务必安排专人，熟悉甲方领导、演员的人担任。确保舞台上所有事按台本进行，而不是主持人报节目后人还没到。

　　65.总控及主要工作人员需随身携带文件：客户名单（带电线.开场前半小时，如客户到达人数仍较少，需致电联系并告之行车路线.签约仪式：桌椅、文本、签字笔，确认领导上台动线、座位，礼仪上台、传递物品动线.颁奖/授牌仪式：颁、受人员上台动线，礼仪上台、传递物品动线.颁奖/授牌物品的事先放置，移动至舞台的时间和人员。

　　75.救场：如出现突发状况，需主持人或有人执行主持人义务，确保舞台上不能空着。

　　76.如出现安全紧急事故，第一时间用扩音话筒指挥全体人员有序离场、疏散。

　　77.客户经理/销售人员在过程中，需做好迎宾、陪同、送客等，并随身携带足量名片，尽可能多的认识客户。

　　78.提前1-2周设计主题视觉画面，按不同载体尺寸做好设计稿，包括但不限于主背景板、签到背景板、指示牌、签到册、展板、海报、横幅、纸拎袋、席签、抽奖箱、抽奖券、邀请函、节目单、议程表等。

　　83.伴手礼：提前3-7天完成选择和采购，活动前2-5小时就位。宣传物料提前分装入袋。

　　84.食品酒水：提前3-7天完成菜单选定，不论是使用酒店的还是外送茶歇，对餐单内容、品质都需严格把关。活动前1-2小时就位。

　　85.餐具茶具：包括但不限于：Buffet台、咖啡机或壶、保温容器、大餐盘、茶水壶、冷水壶、食品夹、分食小餐盘、杯子、刀叉筷子水果叉、纸巾、牙线.提供餐食或茶歇安排至少1人专人服务，保持整洁，协助客户拿取。

　　87.鲜冷食品食用前再从冰箱取出。水果不要太早切。所有食品尽量处理成小份，方便取用。

　　91.其他小物料：捧花，胸花，翻页笔，急救药箱等。荧光棒、拍手器、儿童用小玩具等（如需）。

　　94.事先写好新闻通稿，媒体签到时分发。95.活动结束当天或第二天收集各媒体发布的图文、视频报道。

　　97.内部媒体：网站、微信、微博、邮件等及时撰写发布。98.催收活动尾款。费用报销结算。

　　由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段，人员变化比较频繁，所以人员安排“从一而终”并不容易，但是尽管如此，我们在实际操作中还应该尽量让人员“从一而终”。从而进一步保证活动的进程速度和效率。由于大型活动现场的参与人员数量大、事物繁杂，如何控制好现场的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动的管理者来说是一个极大的挑战。为了提高活动实施阶段的管理效率，不仅仅要做好以上的事，并且应该实施程序化的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理。

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